Metoda Open Space, czyli zebrania, które dają wartość

„Nieskończenie lepiej jest mieć małą grupkę wybranych, którzy faktycznie się interesują, niż wielkie zgromadzenie ludzi, którzy ze swymi myślami i uczuciami są zupełnie gdzie indziej"
(www.openspace.pl)

W 1983 roku Amerykanin Harrison Owen organizował międzynarodową konferencję, na którą miało przybyć 250 uczestników. Cały rok ciężko pracował, aby jak najlepiej ją przygotować. Po zakończeniu postanowił, że już nigdy więcej czegoś podobnego nie zrobi. Uczestnicy konferencji mówili na zakończenie, że najlepszą i najbardziej przydatną częścią były przerwy na kawę.

Idea metody Open Space

Metoda Open Space powstała z myślą o osobach, które nie lubią siedzieć na wykładach i biernie słuchać. Zamiast tego umożliwia się im aktywne uczestnictwo w dyskusjach. Ponadto nie obowiązuje narzucony z góry plan dnia, a zamiast tego każdy ma swój wyznaczony cel, jaki chce osiągnąć. Oczywiście spotkania mają określony temat. I tak, na początku wszyscy gromadzą się w jednym miejscu i w przeciągu 1,5 godziny tworzą wspólnie plan pracy. Ważną informacją jest również to, że udział w tego typu spotkaniach jest dobrowolny, każdy może dołączyć do grupy lub ją opuścić w chwili, gdy będzie miał na to ochotę. Może również nie uczestniczyć w ogóle w zorganizowanych rozmowach, a na przykład prowadzić tylko prywatne rozmowy. Wszystko zależy od tego, jaki cel obierze się jeszcze przed spotkaniem.

Metoda ta ma za zadanie zajęcie się tym, co jest ważne dla uczestników spotkania oraz doprowadzeniem poruszanych tematów do praktycznych wniosków. Każdego roku odbywa się ok. 10 tys. konferencji Open Space w 140 krajach! Może odbywać się z udziałem nawet kilku tysięcy osób. 

Jak zorganizować spotkanie wg metody Open Space?

Przed konferencją:
1. dobierz odpowiednią przestrzeń np. sala, w której uczestnicy mogą usiąść w jednym lub paru kręgach tematycznych,
2. ustal profil uczestników,
3. napisz i roześlij zaproszenia,
4. pomyśl o cateringu lub innych sposobach na potrzeby fizjologiczne uczestników ;),
5. określ ramowy program spotkania

Podczas konferencji:
1. przywitaj uczestników,
2. przedstaw główny temat spotkania,
3. omów metodę w taki sposób, by każdy z uczestników wiedział, co ma robić,
4. zachęć grupę do zgłaszania najważniejszych dla nich tematów,
5. wybierzcie inicjatorów, czyli osoby, których zadaniem jest dopilnowanie aby uczestnicy skupili się na jednym temacie i problemach merytorycznych.

6. inicjatorzy poszczególnych dyskusji wybierają miejsce i czas rozmowy (zazwyczaj do 1,5 godziny) - liczba dyskusji oraz rund zależna jest od wielkości grupy, warunków przestrzennych i organizacyjnych, od złożoności problemu oraz zaangażowania uczestników,
7. stwórzcie raport, który na sam koniec zostanie udostępniony wszystkim uczestnikom,
8. po chwili na osobistą refleksję rozpocznij planowanie postanowień i działań, które zostaną zrealizowane po spotkaniu – taki plan wraz z listą kontaktów również powinien zostać udostępniony dla wszystkich.

Po konferencji:
Uczestnicy realizują podjęte zamierzenia, które sami wypracowali i zaplanowali,
zadaniem organizatorów jest monitoring i wsparcie uczestników. 

Kiedy Open Space się sprawdza?

Metodę możecie wykorzystać nie tylko jako spotkań mających na celu wymianę wiedzy ale również do przeprowadzenia warsztatów nad danym problemem. Open Space sprawdzi się:

- gdy poszukujemy innowacyjnych i bardziej efektywnych rozwiązań,
- chcemy zająć się kompleksowo jakimś tematem,
- poruszane kwestie mogą wywołać konflikt,
- nikt nie zna rozwiązania problemu,
- temat wymaga udziału większej liczby uczestników dyskusji.

Na podstawie:

https://www.openspace.pl/metoda

https://pl.wikipedia.org/wiki/Open_space_technology

Więcej informacji:

https://openspaceworld.org/