One-on-One, czyli bezpośrednie rozmowy z liderem

Spotkania z pracownikami sprawiają Ci problem, a może nie wiesz, jak się do nich zabrać? Ten artykuł jest właśnie dla Ciebie.

Czym są spotkania One-on-One?

To regularny proces rozmowy menedżera z pracownikami, który odbywa się 1:1. Nie są to jednak spotkania, na których pracownicy raportują swoje dokonania. Co gorsze, jeśli wykorzystasz je do oceniania pracownika, staną się one przymusem, a co za tym idzie, sprawisz, że znienawidzi on na nie przychodzić. Zapamiętaj, te spotkania mają się odbywać dla pracownika, więc ustal sobie za cel wysłuchanie go.

W jakim celu organizuje się spotkania one-on-one?

1. Budowanie relacji

Dzięki spotkaniom z pracownikami będziesz mógł lepiej ich poznać i będziesz wiedział, ile możesz od nich wymagać, tak by nie przekroczyć ich możliwości.

2. Poznanie potrzeb pracownika 

Z doświadczenia pewnie wiesz, że na zebraniach pracowniczych nie ma czasu na to, by wysłuchać każdego z osobna. Ponadto nie każdy potrafi się otworzyć przy większej liczbie osób, więc na spotkaniach 1:1 będzie miał tak naprawdę pierwszy raz okazję powiedzieć o swoich potrzebach oraz oczekiwaniach.

3. Zatrzymanie najlepszych pracowników w firmie

Podczas spotkania będziesz mieć okazję poznania obranej przez pracownika ścieżki rozwoju. Dzięki temu będziesz mógł go motywować dodatkowymi szkoleniami czy możliwością awansu. Poznasz również potencjał, aspiracje każdego z zespołu i preferencje projektów, w jakich chciałby uczestniczyć.

4. Poznanie opinii na temat Twoich działań 

Na tego typu spotkaniach nie tylko lepiej poznasz pracownika, ale również możesz się dowiedzieć, które z Twoich działań są atrakcyjne dla pracowników, a których lepiej, żebyś się oduczył. Gdy wyczujesz odpowiedni moment, w którym dyskretnie będziesz mógł dopytać pracownika, co myślą o Twojej pracy – zrób to. Spróbuj się dowiedzieć, w jaki sposób możesz wspierać pracowników, tak aby byli bardziej zadowoleni ze swojej pracy. Co istotne, badanie Gallupa wykazało, że
50% pracowników odchodzi bezpośrednio przez postawę menedżera!

Jak wygląda przebieg takiego spotkania?

Spotkania one-on-one nie mogą być nudne. Zainteresowanie pracownika jest szczególnie ważne, gdy odbywają się one cyklicznie. Co nie oznacza, że pewne elementy mogą się powtarzać. Jest to nawet wskazane, by pracownik wiedział, czego może się na nich spodziewać.
Przykładowymi tematami mogą być:
- pogratulowanie sukcesów,
- wyznaczenie nowych wyzwań,
- ustalenie, w jaki sposób można motywować i wspierać pracownika,
- określenie konsekwencji, które grożą pracownikowi,
- ustalenie celów i planów kariery,
- osobista rozmowa, która będzie miała na celu zmniejszenie dystansu.

Przykładowa struktura godzinnej rozmowy:

1. (5 minut) 
Poświęć na rozkręcenie rozmowy, czyli porusz swobodne tematy.

2. (5 minut)
Następnie podsumujcie, co udało się osiągnąć od poprzedniej rozmowy.

3. (25 min) 
Porozmawiajcie o dotychczasowych sukcesach i kolejnych wyzwaniach firmy; w jaki sposób te wpływają na rozwój przedsięwzięcia.

4. (5 minut) 
W tym momencie poświęć czas na omówienie ścieżki kariery pracownika i ustalcie, jakie działania można podjąć w związku z nią.

5. (10 minut) 
Przez kolejne minuty porozmawiajcie o tym, co będzie się działo przez najbliższy czas w firmie.

6. (10 minut) 
Na koniec porozmawiajcie o wszystkim, o czym nie zdążyliście podczas spotkania.

Rób notatki, by nic nie umknęło Twojej pamięci.

Na co warto jeszcze zwrócić uwagę?

1. Ważne, żeby inicjatywa spotkania zawsze była po stronie lidera.
2. Nigdy nie odwołuj spotkań 1:1, ponieważ pracownik może poczuć się zlekceważony. Zawsze lepiej je skrócić lub przełożyć na inny termin.
3. Nie zawsze spotkania tego typu muszą odbywać się w biurze. Czasem warto zaprosić pracownika na kawę.
4. Podczas spotkania nie odbieraj telefonu! Aby pracownik poczuł się w pełni doceniony poświęć ten czas tylko jemu.
5. Aby spotkania były efektywniejsze, przygotuj sobie uprzednio schemat spotkania. Dodatkowo warto wypisać sobie wcześniej swoje oczekiwania wobec danego pracownika.
6. Zadbaj o to, by atmosfera była nieformalna. Przysłuży się to swobodnej i szczerej konwersacji.

Dzięki przeprowadzaniu takich spotkań zapobiegniesz wielu pożarom, a jednocześnie znacząco ułatwisz sobie pracę i osiągniesz lepsze wyniki.



Na podstawie:
https://productvision.pl/2018/poradnik-menedzera-spotkania-11/
http://managementpoprostu.pl/blog/zarzadzanie/zespol/spotkania-one-on-one/
https://www.themuse.com/advice/how-to-have-successful-one-on-one-meeting-with-boss
https://www.15five.com/blog/one-on-one-meeting-checklist/